Nel dinamico settore dell’interior design e della produzione di arredi, il tempo è una risorsa essenziale. Vector Mais — uno studio di progettazione e costruzione con sede a Lisbona — lo ha sperimentato direttamente. Nota per la realizzazione di progetti di alto profilo e riconosciuta per i suoi standard di qualità, l’azienda ha compreso l’importanza di modernizzare i propri processi interni per mantenere elevata l’efficienza e la soddisfazione dei clienti.
È così che Vector Mais ha trasformato il proprio flusso di lavoro integrando pCon.planner PRO e pCon.basket PRO, raggiungendo maggiore rapidità, precisione e risultati migliori.
Ritratto dell’azienda: la definizione di standard
Fondata nel 1999, Vector Mais è un punto di riferimento nel settore della progettazione e dell’edilizia, specializzata in interni “chiavi in mano” per uffici, hotel, retail e sanità. Con sede a Lisbona, si distingue per eccellenza tecnica e innovazione. Tra i suoi progetti più rilevanti figurano:
Miranda Advogados – uffici eleganti ad Alcântara, che combinano materiali naturali, arte e viste ispiratrici sul fiume Tago.
NAOS – spazio di lavoro sostenibile con forme organiche e materiali ecologici, come sughero e burel.
© Vector Mais
Vector Mais opera secondo standard rigorosi: possiede la certificazione ISO 9001:2015, che testimonia il suo impegno per il miglioramento continuo, la soddisfazione dei clienti e le prestazioni complessive.
Con oltre vent’anni di leadership, Vector Mais si è consolidata come partner di fiducia — dall’idea iniziale alla costruzione e alla fornitura di arredi — consegnando spazi funzionali e distintivi.
Le sfide di un flusso di lavoro obsoleto
Il flusso di lavoro precedente di Vector Mais si basava su strumenti scollegati tra loro e su operazioni manuali. Veniva utilizzato AutoCAD per la progettazione, Excel per i preventivi e, per ogni progetto/ordine, i dati dovevano essere inseriti manualmente nel sistema ERP. Questo modello comportava diversi problemi:
Doppia immissione dei dati: i progettisti disegnavano in AutoCAD, poi creavano manualmente liste in Excel e infine reimmettevano gli articoli in Primavera. Molte ore perse e alto rischio di errori.
Preventivazione lenta e inserimento ordini ritardato: preparare un preventivo richiedeva ore di modifiche manuali. Una volta approvato, gli articoli andavano nuovamente inseriti nell’ERP.
Processo soggetto a errori: copiare codici e prezzi più volte in diverse piattaforme generava incongruenze difficili da rilevare. Errori di battitura o prezzi non aggiornati potevano sfuggire e influire sugli ordini.
Impatto sul team e sul cliente: i progettisti dedicavano troppo tempo a compiti amministrativi a scapito della creatività. I clienti aspettavano giorni per revisioni o conferme.
«Prima di iniziare a usare pCon, preparare un preventivo era una sfida», afferma Inês Seabra, interior designer di Vector Mais. «Passavo ore a inserire i codici degli articoli nell’ERP Primavera e a verificare tutto ripetutamente. Era tempo sottratto alla parte creativa del lavoro.»
Era chiaro che il modello non era sostenibile: serviva collegare progettazione, preventivazione e ordini in un flusso automatizzato ed efficiente.
L’adozione di un flusso di lavoro moderno con pCon
Vector Mais ha implementato un processo digitale integrato, unendo progettazione, preventivazione ed ERP. Ha adottato pCon.planner PRO per la progettazione e pCon.basket PRO per i preventivi, integrando quest’ultimo con l’ERP Primavera, eliminando i silos tra progettazione, vendite ed elaborazione degli ordini:
pCon.planner PRO al posto di AutoCAD: applicazione professionale di progettazione degli spazi in 3D, dedicata al design d’interni. Invece di disegnare forme 2D generiche, i designer lavorano con modelli 3D reali di arredi — completi di codici, opzioni e prezzi — generando una lista degli articoli strutturata direttamente nel progetto.
pCon.basket PRO al posto di Excel: i progettisti inviano le liste degli articoli direttamente da pCon.planner a pCon.basket PRO, dove possono configurare ulteriormente i prodotti, applicare sconti, calcolare margini e personalizzare la presentazione del preventivo in modo rapido e professionale.
Integrazione con l’ERP Primavera: con un clic, il preventivo approvato viene inviato all’ERP, eliminando l’inserimento manuale dei dati e garantendo rapidità e precisione.
In breve, Vector Mais è passata da un processo manuale e frammentato a un flusso di lavoro digitale continuo, in cui i team di progettazione e vendita lavorano sugli stessi dati e le informazioni scorrono senza interruzioni tra le fasi.
Vecchio vs nuovo: un confronto tra i processi
La differenza è evidente: il vecchio processo era lento, manuale e soggetto a errori, mentre il nuovo flusso integrato è rapido, automatizzato e preciso. I progettisti risparmiano ore di lavoro ripetitivo, i clienti ricevono preventivi professionali in tempi più brevi e l’accuratezza degli ordini è notevolmente migliorata.
| Processo precedente | Processo attuale | |
| Progettazione | Planimetrie 2D in AutoCAD, senza dati di prodotto; consultazione manuale dei cataloghi. | Interni 3D in pCon.planner PRO con prodotti, opzioni e prezzi integrati nel progetto. |
| Preventivi | Creazione manuale in Excel, copiando dati da progetti e listini. | pCon.basket PRO genera preventivi strutturati direttamente dal progetto, senza duplicazioni. |
| Ordini | Inserimento manuale degli articoli nell’ERP dopo approvazione. | Invio del preventivo confermato all’ERP con un clic. |
| Tempo | Giorni per concludere il preventivo e registrare l’ordine. | Ore, o meno, dal progetto al preventivo e all’ordine. |
| Accuratezza | Alto rischio di errori, controlli costanti necessari. | Elevata precisione: l’automazione garantisce coerenza e correttezza. |
| Esperienza cliente | File Excel semplici, senza immagini personalizzate; revisioni lente e rischio di omissioni. | Preventivi visivi, organizzati per ambiente/area, con immagini personalizzate. Informazioni rapide e affidabili aumentano fiducia e soddisfazione. |
Risultati: i vantaggi dell’integrazione ERP nella progettazione degli spazi
I benefici dell’integrazione nei processi di interior design sono chiari:
Efficienza e precisione: attività che richiedevano giorni ora si concludono in poche ore; l’automazione elimina quasi del tutto gli errori.
Impatto finanziario: meno compiti manuali significano minori costi ed errori evitati. Anche una stima prudente — 5 ore risparmiate per revisione a 50€/ora, pari a 250€ — evidenzia i vantaggi.
Esperienza cliente: preventivi più rapidi, chiari e accattivanti. I team possono presentare modelli 3D, rendering, esperienze in realtà aumentata (AR) e aggiornare i valori in tempo reale — un vantaggio competitivo.
Valorizzazione del team: liberati da compiti ripetitivi, designer e commerciali si concentrano su creatività e collaborazione.
«Adesso il nostro processo è continuo», afferma Ana Teixeira, interior e furniture designer di Vector Mais. «Invio un preventivo al cliente e nello stesso giorno riesco a registrare l’ordine nell’ERP. Abbiamo praticamente eliminato gli errori e guadagnato ore preziose — tempo che ora dedichiamo alla creazione di soluzioni migliori per i nostri clienti.»
Conclusione: ispirare un percorso di modernizzazione
L’esperienza di Vector Mais dimostra il valore concreto dell’automazione nel design di interni. Con gli strumenti pCon collegati all’ERP, l’azienda ha ottenuto guadagni in tempo, precisione e competitività.
Per designer, architetti e produttori, il messaggio è chiaro: un processo di “design-to-sales” modernizzato consente consegne più rapide, meno errori e rapporti più solidi con i clienti. Gli strumenti digitali liberano i team per concentrarsi sulla creatività e offrire maggior valore.
Questo approccio scalabile apre opportunità ad aziende di ogni dimensione, permettendo di ottimizzare le operazioni, prepararsi alla crescita e mantenere la competitività in un settore in continua evoluzione.